Mapeando uma atividade utilizando o SIPOC

No post Como planejar um relatório gerencial demonstrei as etapas a serem executadas antes do desenvolvimento de uma atividade. Porém às vezes temos que assumir atividades que são executadas da mesma forma a muito tempo. Mapear e entender o a atividade antes de realizá-la é uma ótima oportunidade para criticar o processo a fim de realizar melhorias.

Apresento brevemente neste artigo o SIPOC que irá auxiliar na identificação no fluxo  de informações necessários para a realização da atividade.

O SIPOC é uma ferramenta de qualidade utilizada na metodologia six sigma e tem por objetivo identificar os aspectos relevantes do processo. O significado de cada letra está descrito na lista abaixo:

• Suppliers (Fornecedores): As pessoas ou departamentos que fornecem os insumos ou dados necessários para a realização da atividade.
• Inputs (Entradas): São os insumos necessários para a realização da atividade. Caso a atividade seja eletrônica, os dados são considerados como entradas.
• Process (Processos): É o processo detalhado necessário para gerar as saídas da atividade. (a resposta da pergunta How da metodologia 5W2H)
• Output (Saídas): São os produtos, serviços ou informações que devem ser entregues ao final da atividade
• Customers (Clientes): São as pessoas ou departamentos que irão utilizar as saídas da atividade.

Utilizarei o exemplo do cálculo da  folha de pagamento, citado nos posts anteriores,  para demonstrar  como ficaria o diagrama.

 

 

O SIPOC não tem muito segredo, mas o exercício de prepara-lo ajudará você a refletir sobre como as coisas acontecem para então propor melhorias ao processo atual.

Veja outros post sobre como preparar relatórios gerenciais:

Como organizar dados em tabelas
Como planejar um relatório gerencial
Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais

Como organizar dados em tabelas

Depois de realizado os passos iniciais para a preparação de um relatório gerencial (Conforme publicado no último post) o próximo passo é consolidar os dados necessários para fazer o relatório.

Os dados podem estar originalmente nos mais variados formatos possíveis. Transformar e consolidar estes dados são passos essenciais do processamento. Normalmente gosto de organizar estes dados em forma de tabela, sem me preocupar com a forma que eles serão apresentados no final do relatório.

Uma tabela é a organização de grupo de campos (ou variáveis).

Toda tabela costuma ter uma linha de cabeçalho que é utilizada para identificar as informações dispostas na mesma posição nas linhas abaixo.

Cada linha abaixo do cabeçalho é um registro que vai trazer todas as informações relacionadas a um indivíduo.

Por exemplo, para o cálculo da folha de pagamento é necessário obter as informações básicas dos empregados como Matrícula, Nome, cargo, salário, data de admissão, etc. Abaixo mostro uma forma de organizar estas informações em forma de tabela.

Note que cada coluna recebe dados em um único formato, procure sempre padronizar as informações.

Os cabeçalhos foram criados conforme o dicas do post abaixo:

Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais

Como planejar um relatório gerencial

Sempre que somos requisitados a executar uma atividade temos por hábito iniciar o trabalho sem antes fazer efetivamente um planejamento. O resultado disto são resultado que não agradam ou que não atendem o indivíduo que solicitou a informação, resultando em retrabalho.

 

Para que isto não ocorra é necessário entender como funciona o fluxo para a produção de da informação.

Tudo começa com o input de dados, que são medidas, números e valor sem tratamento.
Após este processo é realizado o processamento destes dados, através da execução de séries ordenadas de atividades a fim de ordenar, classificar ou transformar os dados coletados. O resultado deste processo é a saída de informação.

 

Porém para planejar uma atividade não podemos seguir este mesmo fluxo. Abaixo sugiro alguns passo para serem seguidos com objetivo de aumentar a eficiência no processamento de dados.

Defina o que precisa ser entregue

Antes de colocar a mão na massa faça algumas perguntas básicas para o indivíduo que solicitou a informação para você:

 

>Qual o objetivo do trabalho? Por que e para que o relatório precisa ser preparado?

>O que se espera que seja entregue?

>Qual o formato esperado do relatório?

>Para quem o relatório será entregue? Qual o público da informação?

>Quando o relatório deve ser entregue?

>Quanto tempo que se espera que eu gaste com esta atividade?

>Quanto eu posso gastar para entregar este informação?

Defina as informações necessárias para gerar a informação

Munido das informações obtidas na fase de definição do que precisa ser entregue faça algumas reflexões e responda algumas perguntas:

 

>Quais são as informações mínimas necessárias para eu entregar o que está sendo pedido?

>Quem pode fornecer estas informações?

>Quando estes dados precisam ser fornecidas?

>Qual o formado que os dados precisam ser fornecidas?

>Quanto custa estes dados?

Defina o método mais adequado para o processamento dos dados

Após a definição dos dados de entradas defina a melhor sequência de atividades para agrupar, classificar e transformar os dados obtidos de acordo com o formato definido no primeiro passo.

Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais

Antes de pensar em criar, melhorar ou “automatizar” uma planilha é importante ter as respostas para algumas questões básicas.

Utilizando a metodologia 5W2H, que é uma ferramenta de qualidade, fica mais fácil de lembrar das informações mais importantes da sua planilha / relatório.

■      What? O quê?

O que é o relatório que você está fazendo? Tente imaginar como se chama o “produto” que você vai entregar. Por exemplo: “Planilha de cálculo da folha de pagamento”.

■     Why? Por quê?

Por que você está fazendo este relatório? Vincule esta pergunta com o objetivo do seu relatório. Por Exemplo: “Esta planilha foi preparada para (tem por objetivo) apurar o saldo líquido de salários a pagar”

■     Where? Onde?

Onde o relatório será preparado? Aqui pode se tratar de um lugar físico, por exemplo: “A planilha foi calculada no escritório de Curitiba” ou de um lugar virtual, “A planilha foi calculada no aplicativo MS Excel”.

■     When? Quando?

Quando o relatório foi preparado? Qual a data base? Qual a vigência? Por Exemplo: “Este relatório foi preparado com informações do mês fev/2016”.

■     Who? Quem?

Quem preparou o relatório? Informe o nome da pessoa ou órgão que preparou o relatório para que as pessoas possam entrar em contato em caso de dúvidas.

■     How? Como?

Como o relatório foi preparado? Aqui faça uma descrição passo a passo de como o relatório/cálculo/atividade foi realizada. Por exemplo: “Para calcular a folha de pagamento, obtivemos a marcação de ponto dos funcionários, em seguida...”.

■     How much? Quanto?

Quanto? (Horas, montante, pessoas, etc.) Este campo é opcional, é útil quando no seu relatório você precisa informar o volume de tempo gasto para prepara-lo por exemplo.

Ao invés de escrever item a item fica mais elegante responder estas questões utilizando cabeçalhos e uma aba para escrever os procedimentos efetuados.